Question 1

Was ist ein Hinweisgebersystem?

Accepted Answer

Wenn Sie glauben, dass an Ihrem Arbeitsplatz oder an einer anderen Stelle in der Organisation ein Verstoß gegen Gesetze oder Vorschriften stattgefunden hat oder stattfinden wird, ermutigen wir Sie, das Wissen oder die Bedenken zu melden.

Sie können die Meldung gegenüber dem direkten Vorgesetzten oder der Geschäftsführung machen. 
Gern können Sie aber auch unser Hinweisgebersystem nutzen.

Über das Hinweisgebersystem können Sie jede Art von Gesetzesverstößen melden, beispielsweise Betrug, Korruption, Insiderhandel, Diskriminierung, (sexuelle) Belästigung, schwerwiegende Verstöße gegen die IT-Sicherheit und andere schwerwiegende Angelegenheiten. Der Hinweis wird von einer externen Anwaltskanzlei entgegengenommen und bearbeitet und es wird volle Vertraulichkeit garantiert. Sie können wählen, ob Sie völlig anonym bleiben wollen. Jeder Hinweis ist willkommen.

Question 2

Weshalb benötigen Sie einen internen Meldekanal?

Accepted Answer

Ein Grund für die Errichtung eines Hinweisgebersystems ist die gesetzliche Pflicht. Ab Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes, welches sich aktuell in der finalen Gesetzgebungsphase befindet, wird die Pflicht zur Errichtung eines internen Meldekanals für alle Organisation bestehen, die mehr als 249 Arbeitnehmer beschäftigen. Die Pflicht wird für kleinerer Organisationen, die mehr als 49 Arbeitnehmer aber nicht mehr als 249 Mitarbeiter beschäftigen, erst ab dem 17.12.2023 gelten.
Die aus unserer Sicht besseren Gründe liegen aber in der Etablierung einer Speak-Up-Kultur und darin, dass ein Hinweisgebersystem ein wichtiges Teil des Compliance-Management-Systems der Organisation ist oder werden sollte.

Question 3

Was sind die Ziele eines Hinweisgebersystems?

Accepted Answer

Mit der Errichtung des von uns angebotenen LockLine Hinweisgebersystems mit Ombudsperson wird ein interner Meldekanal zur Verfügung gestellt und damit der gesetzlichen Verpflichtung aus dem Hinweisgebergesetz entsprochen.

Unser LockLine Hinweisgebersystem mit Ombudsperson kann aber mehr, die Zielstellung ist weiterreichend.
Es geht darum, Verstöße durch Meldungen zuverlässig zu verhindern und/oder aufzudecken, denn diese können zu erheblichen finanziellen Nachteilen für Ihre Organisation und zu Reputationsschäden führen.
Uns geht es also nicht nur darum, die gesetzlichen Anforderungen formal zu erfüllen, sondern Ziel ist es, ein wirklich funktionierendes und effektives Hinweisgebersystem zu etablieren.

Question 4

Warum sollten Sie eine Möglichkeit für anonyme Hinweise einrichten?

Accepted Answer

Zur besonderen Attraktivität eines internen Meldekanals gehört auch die Möglichkeit, anonyme Hinweise abzugeben. Der anonyme Hinweisgeber fühlt sich sicherer, offenbart Fehlverhalten eher und leichter als derjenige Hinweisgeber, der zwingend seinen Namen preisgeben muss. Unser LockLine Hinweisgebersystem mit Ombudsperson ermöglicht anonyme Meldungen. Selbst bei Namensnennung kann der Hinweisgeber frei entscheiden, ob der Name an die Organisation weitergegeben wird oder nicht. Die Entscheidung des Hinweisgebers zur Anonymität wird durch den Ombudsmann und dessen Berufspflicht zur Verschwiegenheit abgesichert. Der Hinweisgeber befindet sich von Beginn an in einer sehr sicheren Umgebung, eben unserer LockLine, das macht unser durch Ombudsperson abgesichertes Hinweisgebersystem besonders attraktiv und ermutigt den Hinweisgeber.

Question 5

Worin liegt der Vorteil in einem Ombudsmann?

Accepted Answer

Die Attraktivität eines internen Hinweisgeberkanals wird entscheidend dadurch bestimmt, wie vertraulich die Information behandelt wird und welche Folgen eine Meldung haben wird. Wird der interne Meldekanal in der Organisation selbst errichtet, besteht regelmäßig die Gefahr von Interessenskollisionen. Die hinweisgebende Person wird sich möglicherweise nicht offenbaren, wenn sie Zweifel an Vertraulichkeit und Ernsthaftigkeit der Weiterverfolgung ihres Hinweises hat. Die Lösung über eine externe Vertrauensperson schließt Interessenskollisionen weitestgehend aus. Gewährleistet werden des Weiteren die Einhaltung der gesetzlich vorgegebenen Prozesse sowie die arbeitstägliche Funktion des Meldekanals, die bei der internen Regelung im Falle von Urlaub und Krankheit der verantwortlichen Person durch Vertretungsregeln abgesichert werden müsste.

Question 6

Was bedeutet ihr Kommunikationspaket?

Accepted Answer

Die Whistleblowing-Hotline funktioniert dann effektiv und kann die ihr gesetzten Ziele erreichen, wenn die Installation, die Arbeitsweise und die Einhaltung der Vertraulichkeit organisationsintern gut kommuniziert sind. Dafür stellen wir Ihnen unser Kommunikationspaket zur Verfügung
Wichtig ist auch die Kommunikation von möglichen Folgemaßnahmen.
Im Wege einer jährlich abzuhaltenden Evaluation ist zu prüfen, ob die Whistleblowing-Hotline funktioniert und/oder ggf. zu verbessern und anzupassen ist.

Question 7

Was können Sie für Meldungen abgeben?

Accepted Answer

Grundsätzlich können Sie immer dann eine Meldung abgeben, wenn Sie das Gefühl haben, dass etwas nicht regelkonform abläuft. Die Whistleblower-Hotline kann also beispielsweise genutzt werden, um

•	Verstöße gegen Richtlinien
•	Menschenrechtliche Risiken oder Verletzungen 
•	umweltbezogene Risiken oder Verletzungen
•	Interessenkonflikte
•	Korruption
•	Betrug
•	Diebstahl
•	Insiderhandel
•	Unangemessene Geschenke und Bewirtung
•	Verstöße gegen die Vertraulichkeit
•	Bestechung und Schmiergelder
•	Unangemessene Kundenabrechnungen
•	Unangemessene Berichterstattung über Ausgaben
•	Verstöße gegen den Datenschutz
•	Belästigung
•	Benachteiligung
•	Fälschung von offiziellen Dokumenten
•	Missachtung von Arbeitsschutz und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren

zu melden.

Häufig gestellte Fragen